Yhdistyksen hallinto muodostaa perustan toiminnan sujuvuudelle, vastuullisuudelle ja lainmukaisuudelle. Agilityseurojen hallituksilla on tärkeä rooli paitsi yhdistyksen arjen pyörittämisessä, myös sen virallisena vastuunkantajana. Tälle sivulle on koottu keskeisiä asioita, jotka hallitusten jäsenten tulisi tietää.
Yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt
Kaiken yhdistystoiminnan lähtökohtana on yhdistyslaki ja yhdistyksen omat säännöt, jotka määrittävät muun muassa:
- yhdistyksen tarkoituksen
- hallituksen kokoonpanon ja toimikauden
- päätöksenteon periaatteet
- jäsenasioiden hoidon
- tilinpäätös- ja kokouskäytännöt
Tutustu myös Olympiakomitean materiaalipankin Päätä oikein- oppaaseen sekä seuran mallisääntöihin:
Hallituksen tehtävät ja vastuut
Hallituksella on toiminnallinen ja juridinen vastuu yhdistyksen toiminnasta. Se huolehtii yhdistyksen taloudesta, päätöksenteosta ja siitä, että yhdistyksen tarkoitusta toteutetaan käytännössä.
Hallituksen vastuulla ovat mm.:
- Talouden seuranta ja tilinpäätöksen laatiminen.
- Toimintasuunnitelman ja budjetin laatiminen.
- Yhdistyksen kokousten valmistelu.
- Sopimusten tekeminen yhdistyksen nimissä.
- Lakisääteisten ilmoitusten tekeminen (esim. PRH:lle).
Huom!
Hallituksen jäsenillä voi olla henkilökohtainen vastuu, jos esimerkiksi verot, vakuutukset tai muut velvoitteet jätetään yhdistyksessä hoitamatta sääntöjen mukaisesti.
Yhdistyksen kokouksissa (yleensä kevät- ja syyskokous) tehdään tärkeimmät päätökset, kuten:
- Toimintasuunnitelman ja budjetin vahvistaminen.
- Tilinpäätöksen hyväksyminen ja vastuuvapaus.
- Uuden hallituksen valinta.
Hallitus kokoontuu tarpeen mukaan, ja jokaisesta kokouksesta on laadittava pöytäkirja.
Vinkki: Pidä pöytäkirjat ja päätökset tallessa pilvipalvelussa, jossa ne ovat helposti saatavilla seuraavalle hallitukselle.
Kirjanpitovelvollisuus koskee yhdistyksiä toiminnan laajuudesta riippumatta. Hallitus vastaa siitä, että:
- Kirjanpito tehdään lain mukaisesti.
- Tilinpäätös laaditaan vuosittain.
- Tarvittaessa tehdään veroilmoitus.
Patentti- ja rekisterihallitukselle (PRH) on ilmoitettava esimerkiksi:
- uusi hallitus
- sääntömuutokset
- yhdistyksen osoitteen tai nimen muutos
Seuran hallituksen vastuulla on huolehtia siitä, että toiminta on turvallista ja vakuutusturva on kunnossa. Vakuutukset voivat koskea esimerkiksi:
- toimihenkilöitä ja vapaaehtoisia
- seuran järjestämiä tapahtumia
- omaisuutta (esim. agilityesteet)
Lue lisää Agilityliiton jäsenseurat kattavasta Tuplaturva-vakuutusturvasta Olympiakomitean verkkosivuilta
Hyvä hallintotapa ja avoimuus
Hyvä hallinto on avointa, dokumentoitua ja läpinäkyvää. Näitä periaatteiden toteutumista voit edistää muun muassa:
- Julkaisemalla tärkeimmät päätökset jäsenistölle.
- Varmistamalla, että jäsenillä on mahdollisuus osallistua, vaikuttaa ja saada tietoa.
- Säilyttämällä pöytäkirjat ja talousraportit järjestelmällisesti.
- Varmistamalla, että hallituksessa jokaisella jäsenellä tulisi olla selkeä rooli (esim. puheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja).
- Perehdyttämällä uudet hallituksen jäsenet tehtäviinsä.
- Tunnistamalla ja käsittelemällä mahdolliset eturistiriidat avoimesti.
- Suunnittelemalla taloutta budjetin kautta ja seuraamalla toteumaa säännöllisesti.
Opiskele lisää
Seura työnantajana
Seura työnantajana on maksuton verkkokurssi seuroille, jotka ovat palkkaamassa työntekijää työsuhteeseen. Kurssin avulla seura voi perehtyä työnantajaroolin mukanaan tuomiin asioihin ja velvoitteisiin. Kurssi on suunnattu seuran hallinnossa toimiville ja kaikille, jotka haluavat oppia työnantajaa sitovista velvoitteista.
Urheilu- ja liikuntaseurojen käyttöön on luotu Seura-ammattilaisen palkkaaminen -työkirja, jonka tarkoituksena on auttaa seuroja onnistuneen palkkauksen toteuttamisessa. Työkirja saattelee urheiluseuran kuuden vaiheen läpi. Ensimmäiset kaksi keskittyvät seuran toiminnan kehittämiseen, seuraavat itse palkkaamiseen ja viimeinen toimintakulttuurin uudistamiseen. Tämän vuoksi työkirja soveltuu hyvin myös sellaisten seurojen käyttöön, joissa jo toimii ammattilaisia.
Tiivistetty muistilista hallitukselle:
- Tunne yhdistyksen säännöt ja yhdistyslaki.
- Pidä kokoukset ja kirjaa päätökset.
- Hoida kirjanpito, tilinpäätös ja ilmoitukset.
- Seuraa taloutta ja tee budjetti.
- Huolehdi vakuutuksista ja turvallisuudesta.
- Toimita tiedot PRH:lle tarvittaessa.
- Varmista hallituksen perehdytys ja vastuunjako.
Huom!
Tämä sivu tarjoaa yleistä tietoa, eikä korvaa juridista neuvontaa. Tarvittaessa suosittelemme olemaan yhteydessä yhdistysjuridiikkaan perehtyneeseen asiantuntijaan
